Die Tools hinter FOOH Teil II: Vorproduktionsplanung

In Teil I unserer Blog-Serie haben wir den Ideenfindungs- und Konzeptentwicklungsprozess behandelt – wie man eine Idee in eine starke kreative Vision mit klarer Richtung verwandelt. Mit der festgelegten kreativen Vision ist es Zeit, von großen Ideen zur detaillierten Planung überzugehen.

Die Vorproduktion ist die Phase, in der alles Gestalt annimmt. Es ist die Phase, die eine reibungslose Produktion zum Erfolg oder Misserfolg macht. Sie stellt sicher, dass kreative und technische Teams auf derselben Wellenlänge sind, Ressourcen gut geplant sind und unerwartete Überraschungen minimiert werden.

Egal ob du Kreativdirektor, Projektmanager oder Markenstratege bist, diese Phase ist der Schlüssel, um auf Kurs zu bleiben.

In diesem Artikel behandeln wir die wichtigsten Schritte der Vorproduktion. Wir teilen auch die besten Tools für Projektzeitmanagement, Locationscout, VFX-Planung und Budgetierung. Am Ende hast du einen soliden Fahrplan, um deine FOOH-Kampagne zum Erfolg zu führen.

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Die Bedeutung der Vorproduktion in FOOH-Kampagnen

Es ist entscheidend, dass dein kreatives Team die Geschichte hinter der FOOH-Anzeige so detailliert wie möglich definiert. Welche Botschaft willst du vermitteln? Was ist der Zweck hinter dem fiktiven Ereignis, das inszeniert wird?

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Kampagne ist die Abstimmung über Vision und Konzept. Geht es um Humor, Staunen oder etwas ganz anderes? Ein wichtiger Teil der Planung einer FOOH-Produktion ist es, die Vision klar zu definieren und auszudrücken.

Selbst kleine Unterschiede in der erwarteten Ausgabe können zu erheblichen Änderungen in der Produktionskette führen. Und das kann zu beträchtlichen Kostensteigerungen führen.

Bei der Vorproduktion geht es darum, potenzielle Probleme vorherzusehen und sie im Voraus anzugehen. Wenn Ressourcen nicht gut geplant oder verwaltet werden, können sie Engpässe schaffen. Das kann zu Stress und Verwirrung für alle am Set oder vor den Monitoren führen.

Die Organisation der notwendigen Ressourcen – ob Crew, Equipment, Locations oder Budget – ist von größter Bedeutung. Plane sorgfältig, um Ressourcen effizient zu nutzen. Das hilft der Produktion, reibungslos zu laufen und Verzögerungen und Zusatzkosten zu vermeiden.

Die Vorproduktionsplanung umfasst verschiedene Tools, um sicherzustellen, dass jeder Schritt des Prozesses reibungslos abläuft. Dazu gehört die Organisation von Zeitplänen und Aufgaben, die Koordination kreativer Elemente und das Scouting von Locations.

Hier ist ein Überblick über einige wichtige Tools, die dir helfen, die Komplexität der Vorproduktion zu bewältigen, aufgeteilt nach Kategorien:

Projektmanagement

Gutes Projektmanagement ist der Schlüssel in der Vorproduktion. Deadlines, Ressourcen und Teamarbeit sind alle wichtig. Hier sind einige Tools, die bei der Organisation von Aufgaben, Zeitplänen und Meilensteinen helfen können:

• Asana: Ein sehr beliebtes Projektmanagement-Tool, mit dem du Aufgaben organisieren, Deadlines setzen und Fortschritte verfolgen kannst. Seine benutzerfreundliche Oberfläche macht es großartig für die Visualisierung von Aufgaben und stellt sicher, dass alle im Team abgestimmt sind.

• Monday.com: Diese Plattform hilft Teams dabei, anpassbare Workflows zu erstellen. Sie konzentriert sich auf Aufgabenmanagement, Verfolgung von Projektzeitplänen und Ermöglichung von Echtzeit-Zusammenarbeit. Sie ist großartig für die Verfolgung komplexer Vorproduktionszeitpläne. Das schließt Dinge wie Locationbuchungen und VFX-Meilensteine ein.

• Notion: Ein All-in-One-Arbeitsplatz, wo du Projektzeitpläne, Aufgabenlisten und Datenbanken erstellen kannst. Notion ist ausgezeichnet für die Organisation von Drehbuchaufschlüsselungen, Produktionsplänen und mehr. Es ermöglicht Teams auch, sich in Echtzeit zu aktualisieren.

• Google Sheets: Ein praktisches, cloud-basiertes Tool, das bei kreativen Filmemachern beliebt ist. Seine kollaborative Natur ist perfekt für Produktionsteams, die von vielen Standorten aus an der Finanzplanung arbeiten.

• Clockify: Ein Zeiterfassungs-Tool, das Teams hilft, Ressourcen zu verfolgen. Es steigert die Produktivität und stellt sicher, dass Vorproduktionsstunden effektiv genutzt werden.

Drehbuchschreibung und Storyboarding

Die Vorproduktion beginnt oft mit Drehbuchschreibung, Storyboarding und visueller Planung. Diese Schritte helfen dabei, die kreative Vision zum Leben zu erwecken. Die Auswahl der richtigen Software kann dir helfen, deine Ideen zu klären und dein Team abgestimmt zu halten.

• Celtx: Dieses beliebte Drehbuch-Tool hilft dir auch dabei, Aufschlüsselungen, Shotlisten und Produktionspläne zu erstellen. Es ist ein großartiges Tool für die Organisation der kreativen Aspekte eines Projekts, während alles an einem Ort bleibt. Celtx bietet eine cloud-basierte Option. Das ermöglicht Teams, sofort an Drehbüchern und Produktionsdokumenten zusammenzuarbeiten.

• Frame.io: Hauptsächlich als kollaborative Video-Review-Plattform bekannt, beinhaltet Frame.io auch Storyboarding-Tools, die kreativen Teams helfen, Shots, Sequenzen und visuelle Elemente in einer geteilten Umgebung zu planen. Es ist großartig für FOOH-Produktionen, die eine reibungslose Mischung aus Live-Action und VFX benötigen.

• Miro: Ein digitales Whiteboard-Tool, das Brainstorming und visuelle Planung erleichtert. Miro funktioniert gut für das Erstellen von Mood Boards, visuellen Karten und Storyboards. Mehrere Teammitglieder können diese einfach teilen und bearbeiten. Es ist besonders hilfreich für das Mapping von Ideen und die Remote-Zusammenarbeit.

• Canva: Während Canva traditionell für Design verwendet wird, kann es auch ein großartiges Tool für die Erstellung visueller Storyboards, Mood Boards und einfacher Grafiken sein. Es ist ein benutzerfreundliches Tool für kreative Teams und Kunden. Es lässt dich Konzepte visualisieren, sodass du Ton und Stil des Projekts von Anfang an einfach teilen kannst.

Locationscout

Die Auswahl der richtigen Location ist essentiell. Stelle sicher, dass du erkundest, wie jeder Ort mit digitalen Elementen verbunden wird. Wird die Umgebung die gewünschten Effekte ermöglichen (z.B. gibt es Platz für ein großes virtuelles Objekt, um im Frame zu erscheinen)? Kann die Beleuchtung kontrolliert werden, um zu den digitalen Elementen zu passen?

Beim Scouting von Locations überprüfe, wie einfach es ist, VFX zu integrieren und überlege, ob du Greenscreen oder andere Techniken brauchst.

Hier sind einige Tools, die beim Scouten und Planen realer Umgebungen helfen:

• Google Street View: Google Street View ist ein großartiges Tool für die FOOH-Vorproduktion. Es hilft dir, Locations zu finden und die besten Spots zum Drehen zu lokalisieren. Die detaillierten Daten lassen dich potenzielle Locations auf der ganzen Welt erkunden. Du kannst die Umgebung gut sehen, bevor du am Set ankommst.
• Set Scouter: Eine Plattform, die speziell für Locationscout entwickelt wurde, Set Scouter hilft dir, Locations für deinen Dreh zu finden und zu buchen. Das Tool hilft dir, verschiedene Locations zu finden, dich mit Eigentümern zu verbinden und über Preise zu verhandeln. Es ist großartig für diejenigen, die einzigartige Räume finden oder schnell Details über verfügbare Veranstaltungsorte bekommen möchten.
• Sun Seeker: Ein Muss für Außendrehs, Sun Seeker ermöglicht es dir, die Sonnenbewegung basierend auf deiner Location zu verfolgen. Das ist nützlich bei der Planung von Drehs zu bestimmten Zeiten. Es hilft, richtige Beleuchtung sicherzustellen, egal ob du natürliches Tageslicht verwendest oder VFX-Beleuchtung anpasst. Du kannst Sonnenpositionen für jeden gegebenen Tag und jede Zeit sehen, was es einfacher macht, die beste Zeit zum Drehen zu wählen.

Die Verwendung dieser Locationscout-Tools kann die Planung einfacher machen. Sie helfen dir, die besten Spots zu wählen, die zu den Bedürfnissen deiner Produktion passen.

Kommunikation

Klare Kommunikation hält das Produktionsteam abgestimmt und stellt sicher, dass alles auf Kurs bleibt. Hier sind einige Tools zur Erleichterung der Kommunikation und des Informationsaustauschs:

• Slack: Eine beliebte Team-Messaging-App, die organisierte Kommunikation durch Kanäle ermöglicht. Slack hilft dir, während der Vorproduktion mit deinem Team in Kontakt zu bleiben. Du kannst schnell Updates, Dateien und Dokumente teilen.
• Google Workspace: Googles Suite von kollaborativen Tools – einschließlich Docs, Sheets und Drive – hilft Teams dabei, Dokumente, Tabellen und Zeitpläne in Echtzeit zu teilen. Es ist großartig für Teamarbeit an Drehbuchentwürfen, Produktionszeitplänen und anderen wichtigen Vorproduktionsdokumenten.

Checkliste: Die 9 wichtigsten Schritte in der FOOH-Vorproduktion

Bei der Vorproduktion geht es darum, im Voraus zu planen, um Verzögerungen und Fehlabstimmungen zu vermeiden. Diese Checkliste hilft bei Genehmigungen, VFX-Planung und Kundenkommunikation. Sie stellt sicher, dass deine Produktion ohne Probleme läuft und optimale Effizienz erreicht.

1. Genehmigungen und rechtliche Anforderungen

Die richtigen Genehmigungen zu bekommen und lokale Gesetze zu befolgen ist ein wichtiger erster Schritt in der Vorproduktion. Du könntest eine Erlaubnis brauchen, um in öffentlichen Räumen, privaten Eigentümern oder kontrollierten Umgebungen zu filmen. Das zu tun hilft dir, rechtliche Probleme oder Bußgelder auf lange Sicht zu vermeiden.

Städte und Länder haben unterschiedliche Regeln. Sogar berühmte Wahrzeichen haben einzigartige Nutzungsrechte. Zum Beispiel kannst du den Eiffelturm nachts nicht filmen, weil seine Lichter urheberrechtlich geschützt sind.

Vorausplanung hilft dir, diese notwendige Bürokratie zu bewältigen. Sie stellt sicher, dass du Locationgenehmigungen, Stadterlaubnisse und Talent-Freigaben sortiert bekommst, bevor die Produktion beginnt.

2. Planung von VFX-Elementen für die Produktion

Bei FOOH-Kampagnen erfordert die Mischung von 3D-VFX mit Real-World-Footage sorgfältige Planung. Die Vorproduktion bestimmt, wann visuelle Effekte auftreten. Sie stellt sicher, dass die Beleuchtung zu den digitalen Elementen passt und wo Marker oder Tracking-Punkte am Set platziert werden.

Natürlich ist diese Planung nicht nur für den Dreh. Sie ist die Basis für alles, was danach kommt. Sie hilft dem On-Set-Team und VFX-Künstlern, reibungslos zusammenzuarbeiten. Diese Klarheit reduziert teure Änderungen und Nachdrehs.

Wenn du neugierig bist, wie heutige Tools den VFX-Workflow verändern, lies unsere Pika AI-Bewertung aus der Perspektive eines VFX-Künstlers, um seine Stärken (und Grenzen) für CGI-Anzeigen und frühe FOOH-Mockups zu erkunden.

3. Briefing der Produktionsfirma

Ein wichtiger Teil der Vorproduktion ist es, die Produktionsfirma und das Post-Produktionsstudio auf dieselbe Wellenlänge zu bringen. Sie müssen sich über die Projektziele, kreative Vision und technischen Anforderungen abstimmen.

Das Produktionsteam muss wissen, wo VFX-Elemente hingehen. Sie müssen auch Shots richtig rahmen. Außerdem sollten sie verstehen, wie Schauspieler mit digitalen Elementen interagieren, die nicht gesehen werden.

Du musst Beleuchtung, Kamerabewegungen und Szenen-Layout gut planen, um Probleme in der Postproduktion zu vermeiden. Ein gutes Briefing hilft beiden Teams, die Ressourcen und Informationen zu bekommen, die sie brauchen. So mischen sich Live-Action-Footage und VFX reibungslos. Es verhindert auch kostspielige Fehler und Nachdrehs.

4. Schauspieler-Briefing

Wenn Schauspieler mit digitalen Elementen interagieren, die am Set nicht existieren, ist ein solides Briefing essentiell. Sie müssen verstehen, wo die VFX-Elemente erscheinen werden. Sie sollten auch überzeugend reagieren und ihre Bewegungen mit dem abstimmen, was die Postproduktion erfordert.

Während kleine Anpassungen am Set gemacht werden können, wird jede Fehlausrichtung in der Postproduktion viel schwerer zu beheben.

Wichtiger Tipp: Engagiere erfahrene Schauspieler. Schauspielerei mit VFX braucht gutes räumliches Bewusstsein und Vorstellungskraft. Nicht jeder kann überzeugend auf etwas reagieren, das nicht da ist.

5. Management von Wetter- und Umweltfaktoren

FOOH-Anzeigen sollten aussehen, als wären sie von einer alltäglichen Person aufgenommen. Deshalb ist es wichtig, Faktoren wie Hintergrundgeräusche, Wetter und die Umgebung zu berücksichtigen. Plane diese Elemente sorgfältig.

Frage dich: Ist die Location ein Bereich, wo Menschen natürlich zusammenkommen? Gibt es Dinge in der Umgebung, die vom Hauptfokus der Anzeige ablenken oder die finalen Visuals beeinträchtigen könnten?

Ob Regen, Wind, Wolkenbedeckung oder extreme Hitze, Wetter kann Verzögerungen oder Last-Minute-Änderungen verursachen. Solide Vorproduktion lässt dich diese Herausforderungen direkt angehen. Du kannst Backup-Drehpläne einrichten oder Equipment wählen, das für verschiedene Wetterbedingungen geeignet ist.

6. Beleuchtungsüberlegungen

Beleuchtung ist der Schlüssel für die richtige Stimmung. Sie hilft auch VFX-Elementen, sich nahtlos mit Live-Action-Footage zu mischen. Die Vorproduktion gibt dir die Chance, die Beleuchtungsbedingungen an deiner gewählten Location zu verschiedenen Tageszeiten zu bewerten. Wenn du draußen drehst, willst du das natürliche Licht bewerten und deinen Dreh entsprechend planen.

Wenn du künstliche Beleuchtung verwendest, hilft dir diese Phase zu planen, welche Ausrüstung du brauchst. Sie zeigt auch, wie die Ausrüstung mit der Umgebung und den digitalen Elementen funktioniert. Mit ordentlicher Vorproduktionsplanung vermeidest du Probleme, wo die Beleuchtung nicht mit den VFX übereinstimmt oder der Dreh nicht zur optimalen Tageszeit stattfindet.

7. Organisation und Anmietung von Equipment

Wenn das Konzept spezialisierte Ausrüstung beinhaltet, ist das Briefing der Produktionsfirma so früh wie möglich notwendig. Das stellt sicher, dass sie genug Zeit haben, alles Benötigte zu sichern.

Einige Ausrüstung, wie vertikale Video-Rigs, Handheld-Stabilisatoren oder Greenscreen-Setups, sind möglicherweise nicht intern verfügbar. Wenn du sie in letzter Minute finden musst, kann das dein Projekt verzögern oder die Produktionsqualität senken.

8. Kommunikation mit dem Kunden

Da FOOH-Werbung traditionelle Grenzen dehnen kann, ist es wichtig, den Kunden während der Vorproduktion informiert und beteiligt zu halten. Eine starke Vorproduktionsphase beinhaltet regelmäßige Updates und Meetings. Das ist so, dass Kunden an wichtigen Punkten überprüfen und Feedback geben können. Dazu gehören das Storyboard, Locationwahlen und VFX-Design.

Diese Art der Kommunikation hilft dem Kunden, sich beteiligt und in Kontrolle des Projekts zu fühlen. Sie reduziert auch die Chance auf große Änderungen oder Überraschungen während der Produktion. Durch frühes Angehen potenzieller Probleme richtet sie die Erwartungen aller aus und verhindert Scope Creep.

9. Tests und Previsualisierung

FOOH-Anzeigen sind neu und unkonventionell. Deshalb hilft die Verwendung von Testfootage und Mock-ups dabei, die kreative Vision des Teams mit der des Kunden abzustimmen. Frühe visuelle Tests können potenzielle Probleme in VFX-Integration, Schauspielerei oder Ausführung erkennen. Das gibt eine Chance, Änderungen vor dem vollständigen Dreh zu machen.

Es kann helfen, die Geschichte oder das Narrativ zu klären, das erzählt wird. Durch die Überprüfung dieser frühen Proben kann das Team Pacing, Framing und emotionale Wirkung bewerten. Wenn sich etwas falsch anfühlt – ob die Schauspieler unterdurchschnittliche Leistungen liefern, das Timing eines VFX-Effekts falsch ist oder der Gesamtfluss keine Kohärenz hat – kann das Team es vor der Vollproduktion überarbeiten, um ein reibungsloseres, kohärenteres Endprodukt sicherzustellen.

Previsualisierung hilft Kunden, die kreative Richtung zu sehen. So richtet sie ihre Erwartungen mit dem Projekt aus. Das hilft, alle abgestimmt zu halten und reduziert die Chance auf Last-Minute-Änderungen oder Missverständnisse.

Dieser Schritt kann helfen, Teile der Produktion zu erkennen, die mehr Ressourcen oder Zeit als erwartet brauchen. Wenn ein VFX-Element mehr Ressourcen braucht oder eine Location unerwartete Probleme hat, kannst du diese während der Tests markieren, was dir erlaubt, Budget oder Zeitplan vor dem Start der Vollproduktion anzupassen.

Abschließende Gedanken

Gute Vorproduktion ist wie das Aufstellen einer Bühne. Je besser du vorbereitest, desto reibungsloser werden die Dinge laufen. Die Planung jedes Teils des Projekts im Voraus hilft, Überraschungen zu vermeiden. Das schließt kreative Richtung und technische Ausführung ein und stellt einen reibungslosen Workflow während der Produktion sicher.

Diese umfassende Vorbereitung ermöglicht es dem Team, sich auf den tatsächlichen Schöpfungsprozess zu konzentrieren, wissend, dass sie alle Grundlagen abgeschlossen haben, um ihre Arbeit zu unterstützen. Kurz gesagt, Vorproduktion ist der Schlüssel, um eine kreative Vision ohne unerwartete Hürden in die Realität umzusetzen.

Bereit, deine FOOH-Kampagne auf die nächste Stufe zu bringen? Verpasse nicht unseren kommenden Artikel mit dem Titel Teil III: Drehen und Aufnehmen von Footage, wo wir in die Produktionsphase von FOOH-Kampagnen eintauchen werden.

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