Las Herramientas detrás de FOOH Parte II: Planificación de Preproducción

En la Parte I de nuestra serie de blog, cubrimos el proceso de ideación y desarrollo de conceptos: transformar una idea en una visión creativa sólida con una dirección clara. Con la visión creativa definida, es hora de pasar de las grandes ideas a la planificación detallada.

La preproducción es donde todo comienza a tomar forma. Es la fase que hace o deshace una producción fluida. Asegura que los equipos creativos y técnicos estén en la misma página, los recursos estén bien planificados y las sorpresas inesperadas se minimicen.

No importa si eres director creativo, gerente de proyecto o estratega de marca, esta etapa es clave para mantenerse en el rumbo.

En este artículo, cubriremos los pasos principales de la preproducción. También compartiremos las mejores herramientas para gestionar cronogramas de proyectos, scouting de locaciones, planificación de VFX y presupuestos. Al final, tendrás una hoja de ruta sólida para preparar tu campaña FOOH para el éxito.

¿Quieres aprender más sobre FOOH? Echa un vistazo a nuestra Guía para Principiantes para Agencias aquí.

La Importancia de la Preproducción en Campañas FOOH

Es crítico que tu equipo creativo defina la historia detrás del anuncio FOOH con tanto detalle como sea posible. ¿Cuál es el mensaje que quieres transmitir? ¿Cuál es el propósito detrás del evento ficticio que se está escenificando?

El primer paso para una campaña exitosa es alinearse en la visión y el concepto. ¿Se trata de humor, asombro o algo completamente diferente? Una parte importante de planificar una producción FOOH es definir y expresar claramente la visión.

Incluso pequeñas diferencias en la salida esperada pueden llevar a cambios significativos en la cadena de producción. Y esto puede resultar en aumentos considerables en los costos.

La preproducción se trata de prever problemas potenciales y abordarlos con anticipación. Cuando los recursos no están bien planificados o gestionados, pueden crear cuellos de botella. Esto puede resultar en estrés y confusión para todos en el set o frente a los monitores.

Organizar los recursos necesarios – ya sea el equipo, equipo técnico, locaciones o presupuesto – es primordial. Planifica cuidadosamente para usar los recursos eficientemente. Esto ayuda a que la producción funcione sin problemas, evitando retrasos y costos adicionales.

La planificación de preproducción involucra una variedad de herramientas para asegurar que cada paso del proceso funcione sin problemas. Esto incluye organizar cronogramas y tareas, coordinar elementos creativos y hacer scouting de locaciones.

Aquí tienes un resumen de algunas herramientas clave para ayudarte a manejar las complejidades de la preproducción, desglosadas por categoría:

Gestión de Proyectos

Una buena gestión de proyectos es clave en la preproducción. Fechas límite, recursos y trabajo en equipo son todos importantes. Aquí hay algunas herramientas que pueden ayudar a organizar tareas, cronogramas y hitos:

• Asana: Una herramienta de gestión de proyectos muy popular que te permite organizar tareas, establecer fechas límite y rastrear el progreso. Su interfaz fácil de usar la hace excelente para visualizar tareas y asegurar que todos en el equipo estén alineados.

• Monday.com: Esta plataforma ayuda a los equipos a construir flujos de trabajo que pueden ser personalizados. Se enfoca en gestionar tareas, rastrear cronogramas de proyectos y permitir colaboración en tiempo real. Es excelente para rastrear horarios complejos de preproducción. Esto incluye cosas como reservas de locaciones e hitos de VFX.

• Notion: Un espacio de trabajo todo-en-uno donde puedes construir cronogramas de proyectos, listas de tareas y bases de datos. Notion es excelente para organizar desgloses de guiones, horarios de producción y más. También permite a los equipos actualizarse entre sí en tiempo real.

• Google Sheets: Una herramienta práctica basada en la nube popular entre cineastas creativos. Su naturaleza colaborativa es perfecta para equipos de producción trabajando en planificación financiera desde muchas ubicaciones.

• Clockify: Una herramienta de seguimiento de tiempo que ayuda a los equipos a rastrear recursos. Aumenta la productividad y asegura que las horas de preproducción se usen efectivamente.

Escritura de Guiones y Storyboarding

La preproducción a menudo comienza con la escritura de guiones, storyboarding y planificación visual. Estos pasos ayudan a dar vida a la visión creativa. Elegir el software correcto puede ayudarte a aclarar tus ideas y mantener a tu equipo alineado.

• Celtx: Esta popular herramienta de escritura de guiones también te ayuda a hacer desgloses, listas de tomas y horarios de producción. Es una gran herramienta para organizar los aspectos creativos de un proyecto mientras mantienes todo en un lugar. Celtx cuenta con una opción basada en la nube. Esto permite a los equipos colaborar en guiones y documentos de producción instantáneamente.

• Frame.io: Principalmente conocida como una plataforma de revisión de video colaborativa, Frame.io también incluye herramientas de storyboarding que ayudan a los equipos creativos a planificar tomas, secuencias y elementos visuales en un entorno compartido. Es excelente para producciones FOOH que necesitan una mezcla fluida de acción en vivo y VFX.

• Miro: Una herramienta de pizarra digital que facilita la lluvia de ideas y la planificación visual. Miro funciona bien para construir mood boards, mapas visuales y storyboards. Múltiples miembros del equipo pueden compartir y editar estos fácilmente. Es particularmente útil para mapear ideas y colaborar remotamente.

• Canva: Aunque Canva se usa tradicionalmente para diseño, también puede ser una gran herramienta para crear storyboards visuales, mood boards y gráficos simples. Es una herramienta fácil de usar para equipos creativos y clientes. Te permite visualizar conceptos, para que puedas compartir fácilmente el tono y estilo del proyecto desde el principio.

Scouting de Locaciones

Seleccionar la locación correcta es esencial. Asegúrate de explorar cómo cada lugar se conectará con elementos digitales. ¿El entorno acomodará los efectos deseados (por ejemplo, ¿hay espacio para que un objeto virtual grande aparezca dentro del cuadro)? ¿Se puede controlar la iluminación para que coincida con elementos digitales?

Al hacer scouting de locaciones, verifica qué tan fácil es incorporar VFX y considera si necesitas pantalla verde u otras técnicas.

Aquí hay algunas herramientas para ayudar a explorar y planificar entornos del mundo real:

• Google Street View: Google Street View es una gran herramienta para la preproducción FOOH. Te ayuda a encontrar locaciones y localizar los mejores lugares para filmar. Los datos detallados te permiten explorar locaciones potenciales alrededor del mundo. Puedes ver bien el entorno antes de llegar al set.
• Set Scouter: Una plataforma diseñada específicamente para scouting de locaciones, Set Scouter te ayuda a encontrar y reservar locaciones para tu rodaje. La herramienta te ayuda a encontrar varias locaciones, conectarte con propietarios y negociar tarifas. Es excelente para aquellos que buscan encontrar espacios únicos o obtener rápidamente detalles sobre lugares disponibles.
• Sun Seeker: Imprescindible para rodajes al aire libre, Sun Seeker te permite rastrear el movimiento del sol basado en tu ubicación. Esto es útil al planificar rodajes en momentos específicos. Ayuda a asegurar la iluminación adecuada, ya sea que uses luz natural del día o que hagas coincidir la iluminación VFX. Puedes ver posiciones del sol para cualquier día y hora dados, haciendo más fácil elegir el mejor momento para filmar.

Usar estas herramientas de scouting de locaciones puede hacer que la planificación sea más fácil. Te ayudan a elegir los mejores lugares que se ajusten a las necesidades de tu producción.

Comunicación

La comunicación clara mantiene al equipo de producción alineado y asegura que todo se mantenga en el rumbo. Aquí hay algunas herramientas para facilitar la comunicación y el intercambio de información:

• Slack: Una popular aplicación de mensajería para equipos que permite comunicación organizada a través de canales. Slack te ayuda a mantenerte en contacto con tu equipo durante la preproducción. Puedes compartir rápidamente actualizaciones, archivos y documentos.
• Google Workspace: La suite de herramientas colaborativas de Google – incluyendo Docs, Sheets y Drive – ayuda a los equipos a compartir documentos, hojas de cálculo y horarios en tiempo real. Es excelente para trabajo en equipo en borradores de guiones, cronogramas de producción y otros documentos clave de preproducción.

Lista de Verificación: Los 9 Pasos Clave en la Preproducción FOOH

La preproducción se trata de planificar con anticipación para evitar retrasos y desalineación. Esta lista de verificación ayuda con permisos, planificación de VFX y comunicación con clientes. Asegura que tu producción opere sin problemas y logre eficiencia óptima.

1. Permisos y Requisitos Legales

Obtener los permisos correctos y seguir las leyes locales es un primer paso clave en la preproducción. Podrías necesitar permiso para filmar en espacios públicos, propiedades privadas o ambientes controlados. Hacer esto te ayuda a evitar problemas legales o multas a largo plazo.

Las ciudades y países tienen diferentes reglas. Incluso los puntos de referencia famosos tienen derechos de uso únicos. Por ejemplo, no puedes filmar la Torre Eiffel de noche porque sus luces están protegidas por derechos de autor.

Planificar con anticipación te ayuda a manejar esta burocracia necesaria. Asegura que obtengas aprobaciones de locaciones, permisos de la ciudad y liberaciones de talento organizadas antes de que comience la producción.

2. Planificación de Elementos VFX para Producción

Para campañas FOOH, mezclar VFX 3D con imágenes del mundo real requiere planificación cuidadosa. La preproducción determina cuándo ocurren los efectos visuales. Se asegura de que la iluminación coincida con los elementos digitales y dónde colocar marcadores o puntos de rastreo en el set.

Por supuesto, esta planificación no es solo para el rodaje. Es la base para todo lo que viene después. Ayuda al equipo en el set y a los artistas de VFX a trabajar juntos sin problemas. Esta claridad reduce cambios costosos y re-rodajes.

Si tienes curiosidad sobre cómo las herramientas de hoy están cambiando el flujo de trabajo VFX, lee nuestra reseña de Pika AI desde la perspectiva de un artista VFX para explorar sus fortalezas (y límites) para anuncios CGI y maquetas FOOH tempranas.

3. Briefing de la Compañía de Producción

Una parte clave de la preproducción es poner a la compañía de producción y al estudio de postproducción en la misma página. Necesitan alinearse en los objetivos del proyecto, visión creativa y requisitos técnicos.

El equipo de producción necesita saber dónde van los elementos VFX. También necesitan enmarcar las tomas correctamente. Además, deben entender cómo los actores interactúan con elementos digitales que no se ven.

Necesitas planificar bien la iluminación, movimientos de cámara y diseño de escena para ayudar a evitar problemas en postproducción. Un buen briefing ayuda a ambos equipos a obtener los recursos e información que necesitan. De esta manera, las imágenes de acción en vivo y VFX se mezclan sin problemas. También detiene errores costosos y re-rodajes.

4. Briefing de Actores

Cuando los actores interactúan con elementos digitales que no existen en el set, un briefing sólido es esencial. Necesitan comprender dónde aparecerán los elementos VFX. También deben reaccionar de manera convincente y alinear sus movimientos con lo que requiere la postproducción.

Aunque se pueden hacer ajustes menores en el set, una vez en postproducción, cualquier desalineación se vuelve mucho más difícil de arreglar.

Consejo clave: Contrata actores experimentados. Actuar con VFX necesita buena conciencia espacial e imaginación. No todos pueden reaccionar de manera convincente a algo que no está ahí.

5. Gestión de Factores Climáticos y Ambientales

Los anuncios FOOH deben parecer como si fueran capturados por una persona común. Por eso, es clave considerar factores como ruido de fondo, clima y el entorno. Planifica estos elementos cuidadosamente.

Pregúntate: ¿Es la locación un área donde las personas naturalmente se reúnen? ¿Hay cosas en el entorno que podrían distraer del enfoque principal del anuncio o afectar las visuales finales?

Ya sea lluvia, viento, cobertura de nubes o calor extremo, el clima puede causar retrasos o cambios de último minuto. Una preproducción sólida te permite abordar estos desafíos de frente. Puedes establecer horarios de rodaje de respaldo o elegir equipo adecuado para diferentes condiciones climáticas.

6. Consideraciones de Iluminación

La iluminación es clave para establecer el estado de ánimo correcto. También ayuda a que los elementos VFX se mezclen sin problemas con las imágenes de acción en vivo. La preproducción te da la oportunidad de evaluar las condiciones de iluminación en tu locación elegida en diferentes momentos del día. Si filmas al aire libre, querrás evaluar la luz natural y planificar tu rodaje en consecuencia.

Si usas iluminación artificial, esta fase te ayuda a planificar qué equipo necesitas. También muestra cómo el equipo funcionará con el entorno y los elementos digitales. Con planificación adecuada de preproducción, evitarás problemas donde la iluminación no coincida con los VFX o el rodaje no suceda durante el momento óptimo del día.

7. Organización y Alquiler de Equipo

Si el concepto involucra equipo especializado, hacer briefing a la compañía de producción lo antes posible es necesario. Esto asegura que tengan tiempo suficiente para asegurar todo lo necesario.

Algunos equipos, como plataformas de video vertical, estabilizadores de mano o configuraciones de pantalla verde, pueden no estar disponibles internamente. Si necesitas encontrarlos en el último minuto, puede retrasar tu proyecto o reducir la calidad de producción.

8. Comunicación con el Cliente

Dado que la publicidad FOOH puede estirar los límites tradicionales, es importante mantener al cliente informado e involucrado durante la preproducción. Una fase sólida de preproducción incluye actualizaciones regulares y reuniones. Esto es para que los clientes puedan revisar y dar retroalimentación en puntos clave. Estos incluyen el storyboard, elecciones de locación y diseño VFX.

Este tipo de comunicación ayuda al cliente a sentirse involucrado y en control del proyecto. También reduce la posibilidad de grandes cambios o sorpresas durante la producción. Al abordar problemas potenciales temprano, alinea las expectativas de todos y detiene el crecimiento del alcance.

9. Pruebas y Previsualización

Los anuncios FOOH son nuevos y no convencionales. Por eso, usar imágenes de prueba y maquetas ayuda a alinear la visión creativa del equipo con la del cliente. Las pruebas visuales tempranas pueden detectar problemas potenciales en integración VFX, actuación o ejecución. Esto da una oportunidad de hacer cambios antes del rodaje completo.

Puede ayudar a aclarar la historia o la narrativa que se está contando. Al revisar estas muestras tempranas, el equipo puede evaluar el ritmo, encuadre e impacto emocional. Si algo se siente mal – ya sean los actores entregando actuaciones por debajo del estándar, el timing de un efecto VFX está mal, o el flujo general carece de coherencia – el equipo puede reelaborarlo antes de comprometerse con la producción completa, asegurando un producto final más fluido y coherente.

La previsualización ayuda a los clientes a ver la dirección creativa. De esta manera, alinea sus expectativas con el proyecto. Esto ayuda a mantener a todos alineados y reduce la posibilidad de cambios de último minuto o malentendidos.

Este paso puede ayudar a detectar partes de la producción que necesitan más recursos o tiempo de lo esperado. Si un elemento VFX necesita más recursos o una locación tiene problemas inesperados, puedes marcar estos durante las pruebas, permitiéndote ajustar el presupuesto o cronograma antes de comenzar la producción completa.

Pensamientos Finales

Una buena preproducción es como montar un escenario. Mientras mejor te prepares, más fluidas irán las cosas. Planificar cada parte del proyecto con anticipación ayuda a evitar sorpresas. Esto incluye dirección creativa y ejecución técnica y asegura un flujo de trabajo fluido durante la producción.

Esta preparación integral permite al equipo enfocarse en el proceso de creación real, sabiendo que han completado toda la base para apoyar su trabajo. En resumen, la preproducción es la clave para convertir una visión creativa en realidad sin obstáculos inesperados.

¿Listo para Llevar tu Campaña FOOH al Siguiente Nivel? No te pierdas nuestro próximo artículo titulado Parte III: Rodaje y Captura de Imágenes, donde nos sumergiremos en la fase de producción de las campañas FOOH.

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